Самая главная ошибка заказчика — получить пакет документов по охране труда и убрать его в дальний угол. Заказчик при таком подходе даже наоборот теряет с точки зрения организации охраны труда на своем предприятии. Он полагает что вопрос охраны труда у него закрыт, что когда понадобится, он просто достанет папку с полки и отдаст ее проверяющему. С некоторыми документами так поступить можно, но некоторые должны находиться в оперативном доступе. Поэтому мы предлагаем Вам не папку с файлами, а получить с нашей помощью систему управления охраной труда (СУОТ) на предприятии с минимальными затратами ресурсов.
Алгоритм нашей работы
1. Предоставление информации
Этот этап начинается еще до заключения договора. Нам нужно отталкиваться от штатного расписания и перечня основного оборудования. В зависимости от рода деятельности предприятия нам может потребоваться: результаты спецоценки, эскиз помещения и т.п. Оценив полученную информацию мы можем выставить счет и заключать договор.
2. Разработка пакета документов
Разрабатывают документы опытные специалисты, имеющие большой практический опыт. В зависимости от сложности, работа может составлять от недели до месяца. На этом этапе мы составляем документы, иногда связываемся для уточнения вопросов.
3. Получить пакет документов
Документы высылаются архивом на указанную заказчиком почту. Все документы подготавливаются в формате Word, некоторые Excel. Для упрощения последующей координации с заказчиком название файлов состоят из сквозной нумерации документов.
Иногда (редко) оформление может «поехать» из за разности программного обеспечения. В этом случае мы можем выслать в pdf формате. Но позже, через год или через два, может что-либо измениться, например уволится ответственный за охрану труда. Поэтому лучше если заказчик может редактировать исходный файл.
4. Видеоконсультация
Необходимо выделить несколько часов на совместное освоение полученных документов. Для этого заказчик распечатывает все полученные файлы. Хорошо если документы будут изучены и по ним будут сформулированы предварительные вопросы.
Мы согласовываем время, когда удобнее встретиться. Необходимо рассчитывать минимум на 1-2 часа. Кроме того, желательно чтобы присутствовали и ответственный за охрану труда (тот кто будет потом вести эти документы) и руководитель (тот кому придется подхватывать эту работу, если ответственный уволится).
Видеоконсультация проводится в системе дистанционного обучения: Наш специалист показывает документ, рассказывает про него. Заказчик, имея этот документ в печатном виде, сразу вводит в оборот (или подписывает и убирает). Удобно писать комментарии карандашом тут же на документе, например как часто расписываться в этом журнале.
Консультацию можно проводить и в других системах коммуникации: zoom, Яндекс,…
Иногда, когда географически это несложно, мы выезжаем на территорию заказчика и проводим консультацию в очном режиме. Это немного эффективнее, но сложнее организационно.
Как можно разработать документы не выезжая на предприятие? Как ни странно можно. Конечно увидев все своими глазами картина для разработчика выглядит полнее. Опыт проведения очных консультаций на предприятии показывает, что подготовленный нами к встрече пакет практически не требует изменений, только разработки нескольких дополнительных документов, а так же небольшие доработки существующих.
5. Доработка пакета документов
Часто в процессе консультации выясняются детали, которые не были учтены при разработке документов: Выясняется что используется неучтенное оборудование, имеются работы на высоте и т.п. Обычно эти моменты требуют разработки нескольких дополнительных документов (например инструкций по охране труда). Эти работы выполняются после консультации. Новые документы высылаются заказчику. Если исправления вносились в уже высланный документ, то такой документ готовится новым с тем же названием. Заказчик на своей стороне его просто заменяет.
6. Документы работают
По результатам консультации заказчик должен понимать: какие документы нужно просто подписать и убрать, а какие нужно вести в рабочем режиме. Простое наличие журнала инструктажей или личной карточки работника, если они не ведутся в нужном порядке, почти никак не защитят работодателя.
Итог
Получение пакета документов по охране труда это не «закрытие вопроса», это скорее первый и самый большой шаг в организации охраны труда на предприятии. Заказчик приобретает не решение проблемы с организацией охраны труда. Полученный пакет позволяет не только сэкономить время, но и воспользоваться нашим опытом. Насколько этот опыт будет перенят зависит от эффективности проведения видеоконсультации.